Vorteile von PDF-Formularen gegenüber Word-Formularen

[Johnny B. Goode]

Hallo und guten Tag:-)

Irgendetwas in mir sagt laut und deutlich, dass es eindeutig besser und professioneller ist, Formulare im PDF-Format zu erstellen, als sie "nur" in Word anzufertigen.

Sobald ich darüber nachdenke, fällt mir allerdings nur ein Vorteil ein, nämlich der, dass PDF ein universelleres Format als .doc(x) ist. Der Vorteil wäre also die „Quasi-Plattformunabhängigkeit“ (PDF als quasi universelles Format für die gängigen OS vs. Word als kostenpflichtiges Programm, das nicht jeder benutzt).
(Wenn die Zielgruppe der Formularbenutzer komplett mit Word ausgerüstet ist – z.B. die Mitarbeiter einer Firma – entfällt dieser Vorteil allerdings wieder.)

Seht ihr grundsätzlich noch andere Vorteile von PDF-Formularen gegenüber Word-Formularen?

MfG

Johnny B. Goode

[nele_sonntag]

Hallo Johnny B. Goode,

natürlich haben PDF-Formulare mehr Vorteile oder lass es mich anders sagen, sie können mehr Vorteile haben, aber das hängt natürlich vom Ersteller ab..

Aber da Adobe Acrobat auch Geld kostet, viele Firmen ein Schreibprogramm aber bereits idR als Grundausstattung vorliegen haben, kommt es sicher auch immer darauf an, was für Formulare du realisieren möchtest. Für ein Formular auf dem der User nur ein Kreuz setzen soll, tut es sicher auch das Schreibprogramm..

• mehr Nutzerfreundlichkeit
• Mouseover-Hlfetexte
• Möglichkeit, Inhalte vorzugeben
• Möglichkeit, Inhalte abzuprüfen
• Bei Falscheingaben können Einträge zurückgesetzt und der User darüber informiert werden, was er falsch gemacht hat.
• von vornherein können in bestimmten Feldern nur bestimmte Tastatureingaben freigegeben werden
• Layout ist unveränderbar und durch den User geschützt (Corporate Identity)
• Das Formular kann dynamisch aufgebaut sein, bspw. sieht nur der, der verheiratet ist auch nur die Fragen für Verheiratete..wenn ich also irgendwo angebe, dass ich ledig bin oder Kinder habe, passt sich das PDF entsprechend den getätigten Angaben an.
• Mehrsprachigkeit in einem Formular
• Du kannst alle Daten auswerten.
• Du kannst das Formular mit Daten aus einem System vorbefüllen lassen, kannst die Daten in ein System zurückschreiben.
• Du kannst Umfragen realisieren und die gesamten Ergebnisse mit 5 Klicks in ein Excelsheet exportieren.
• Zugriff auf Webservices
• Dynamik, bspw. bei Datensätzen je nach Anzahl
• ...

Und noch 2000 Gründe mehr..es ist wohl besser zu sagen, dass diese beiden Sachen nicht vergleichbar..es ist eher so,  als ob man Obst mit Gemüse vergleichen möchte..mit Wordformularen hast du mE (und ich denke da stimmen mir hier alle Fachleute zu) viel viel weniger Möglichkeiten..

Vielleicht solltest Du einfach mal in Mustervorlagen schauen, was die Formulare so alles können, dann erklärt sich die Frage - so denke ich - von selbst.

LG Mandy

[Johnny B. Goode]

Hallo Mandy,

danke für diese ausführliche Antwort:-)

Ein paar der von Dir genannten Aspekte kann Word aber auch:

• „Möglichkeit, Inhalte vorzugeben“
• „von vornherein können in bestimmten Feldern nur bestimmte Tastatureingaben freigegeben werden“
• „Layout ist unveränderbar und durch den User geschützt (Corporate Identity)“

... und evtl. noch welche ... Interessant ist sicherlich der Bereich Datenauswertung/Datenexport. Da habe ich gar keine Ahnung, ob das mit Word realisierbar ist.

Insgesamt liegen mir PDF-Formulare aber mehr, ich finde sie irgendwie professioneller. – Der Anlass meiner Frage war, dass ich für meinen Arbeitgeber in den nächsten Wochen und Monaten eine Reihe von Formularen erstellen soll und mit Word geht das ja zugegebenermaßen ziemlich schnell. Die bereits vorhandenen Formulare sind alle in Word und wenn ich ein Umschwenken auf PDF vorschlage, brauche ich natürlich Argumente ...

Ich habe jetzt mal eine Formularerstellung mit Acrobat (also nicht mit LCD) und der automatischen Formularfelderkennung durchgeführt (basierend auf einem Word-Dokument). Es sind kleinere Probleme aufgetreten, die sich alle durch Nachkorrekturen lösen ließen, aber das kostet auch alles seine Zeit:-( Bei dieser Methode sehe ich zudem das Hauptproblem „inhaltliche Nachbearbeitung“. Ich meine damit also nicht die kleineren Nachkorrekturen an nicht erkannten oder fehlerhaft positionierten Formularfeldern, sondern ich meine damit das häufig auftretende Problem, dass Formulare irgendwann einmal inhaltlich-textlich irgendwelchen äußeren Vorgaben folgend angepasst werden müssen (z.B. durch Ändern oder Hinzufügen von Text oder Hinzufügen von weiteren Formularfeldern). Ich kann im Acrobat zwar auch kleinere Textkorrekturen durchführen, wenn sich aber ganze Absätze und Abschnitte verschieben, müsste ich die Änderungen im zugrundeliegenden Word-Dokument durchführen und anschließend müsste ich die einstmals vorgenommenen „kleineren“ formalen Nachkorrekturen an Formularfeldern im Acrobat wiederholen. Das ist insgesamt wenig praktikabel.

Wahrscheinlich ist deswegen (jedenfalls nach meinem bisherigen Kenntnisstand) die Formularerstellung mit dem LCD dann doch die bessere und professionellere Methode, oder? Hier erstelle ich ja ein Formular von Grund auf neu und habe mit Word o.ä. gar nix mehr zu tun, so dass ich auch größere inhaltlich-textliche Änderungen/Ergänzungen direkt und „frei“ im LCD-Originaldokument durchführen kann. – Ich habe das Programm bis jetzt nur kurz ausprobiert und möchte mich mal einarbeiten. Hat hier jemand schonmal das Buch „Adobe LiveCycle Designer ES: Das Praxisbuch“ von 2009 gelesen bzw. durchgearbeitet? Ist das auch für die Version LCD ES2 noch brauchbar? Oder gibt es einen anderen guten (selbst erprobten) Einarbeitungstipp (Buch oder Lern-DVD)? (Zuhause habe ich Acrobat Prof 9 mit LCD ES und im Büro habe ich Acrobat Pro X mit LCD ES2.)

Viele Grüße

Johnny B. Goode

[nele_sonntag]

Meiner Meinung nach ist Word in keinem Fall vergleichbar mit dem Möglichkeiten des LCD, den ich persönlich bevorzuge. Mit der automatisierten Erkennung von Word, um ein PDF zu generieren, kann ich persönlich nichts anfangen.

Ich habe auch schon mit Word Formulare erstellt, aber die Möglichkeiten sind extrem begrenzt, außer vielleicht, wenn du eine VBA-Profi bist..damit lässt sich noch das eine oder ander realisieren.

@Literatur:
Ich hatte mal etwas zum Thema Literatur geschrieben: http://www.acronaut.de/view_topic.php?id=1633&forum_id=44&highlight=literatur Die Bücher sind natürlich empfehlenswert auch für höhere Adobe-Versionen, aber schaue doch mal, ob du vielleicht Zugriff  auf die Bücher in einer Bibliothek hast, denn..

@Bücherinhalt:
Manko der meisten verfügbaren Bücher ist, dass du kaum das scripten lernst..hier musst du auf die entsprechenden Javascript-Quellen ausweichen..in den Büchern findest du viel zur Oberfläche und den Einstellungsmöglichkeiten des LCD, sicher gut für den Anfänger.

@Beschränkung Tastatureingaben:
Im LCD kannst durch Scripting, nur bestimmte Buchstaben, Zahlen oder eine Kombination dessen vorgeben..du kannst abprüfen, bspw. bei einer Umsatzsteuernummer, ob am Anfang zwei Buchstaben kommen, danach Zahlen..

@Layout schützen:
Ok, ich kann das komplette Dokument schützen, das stimmt und der User kann nur von Eingabefeld zu Eingabefeld springen, aber meine Erfahrung ist, dass sich die Leute dadurch komischerweise mehr gegängelt vorkommen als in einem PDF.

Aber allein schon die Dynamik ist es wert, ein "echtes" Formular zu entwerfen..Nimm bspw. ein Bestellformuar oder Stundenformular oder Urlaubsantrag..bestelle ich nur 4 Artikel habe ich ein Enddokument, dass nur aus einer Seite besteht, brauche ich mehr, habe ich 3 Seiten und nicht generell 3 Seiten von denen 2 leer sind. In einem Wordformular hast du niemals die Möglichkeit komplexe berechnung durchzuführen und und und..

Ich habe für meine damaligen Unifachbereichsdamen eine Art Briefgenerator entwickelt. Jeder Sachbearbeiter wählte seinen Namen aus und für welchen Anlass und für welchen Fachbereich er den Brief schreiben wollte. Es wurde automatisch Hintergründe, Fußnoten, Absenderblöcke automatisch generiert und angepasst. Der Sachbearbeiter bekam auf der ersten Seite nur noch eine Auswahl der Variablen (Matrikelnummer, Studiengan, usw.) zur Verfügung gestellt. Diese abzuarbeitende Liste veränderte sich je nach Briefart auch automatisch. Die Damen fanden es toll, nur noch ein Dokument bearbiten zu müssen, statt 50 Briefen für die verschiedenen Anlässe..das zum Bespie geht mit Word gar nicht..

Ich kann nur noch einmal empfehlen, schaue dir die Mustersachen an oder die anderen fertigen PDFs..da wirst du Argument ohne Ende finden..wenn dir trotzdem die Argumente fehlen, solltest du vielleicht einmal erklären, was du für Dokumente umsetzen sollst..dann werden uns mit Sicherheit genügend Argumente einfallen.

LG Mandy

PS: Ein "echtes" PDF-Formular ist einfach schicker, professioneller und User-freundlicher...was soll ich sagen..

[Johnny B. Goode]

Hallo Mandy,
 
danke auch für diese sehr ausführliche Antwort!
 
Ich habe mir nun einmal die LCD-Mustervorlagen angeguckt. Das ist schon toll, was man auf dynamischer Ebene mit dem LCD machen kann! Die Idee Deines Briefgenerators finde ich für mich auch höchst interessant, da bei meiner Arbeitsstelle auch massenhaft Brief-Formulare zu verschiedenen Sachverhalten verschickt werden müssen. Hier könnten Arbeitsvorgänge sehr schön vereinfacht werden.
 
Und wie ich bereits oben geschrieben hatte: Die Möglichkeit der „inhaltlichen Nachbearbeitung“ ist mir sehr wichtig. Mit dem LCD kann ich das Dokument frei und im Original ergänzen und verändern, was bei der einfacheren Methode „Formular-Erstellung nur mit Acrobat durch automatische Formularfelderkennung“ sehr sehr schnell an seine Grenzen stößt.
 
Ich werde mich nun bei der nächsten zeitlichen Gelegenheit mal auf den LCD stürzen und mich dort einarbeiten. Wer weiß, vielleicht werde ich noch ein echter „LCD-Freak“, denn bei uns wird in der Tat mit sehr vielen Formularen gearbeitet. Wenn ich ein konkretes Fallbeispiel vorliegen habe, melde ich mich wieder.
 
Bis hierhin DANKE für Deine Hilfe und viele Grüße,

Johnny B. Goode

[nele_sonntag]

Gerne und melde dich einfach, wenn du soweit bist.
LG Mandy