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Einzelne Felder eines Formulars über Schaltfläche als XML-Datei versenden
 Moderiert von: WebZopp, Gentleman, FileAffairs, acronaut Produkt: Adobe LiveCycle Designer Version nicht definiert  

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VerfasserBericht
Elle
Member
 

Eintragen seit: 29 Okt 2014
Herkunft:  
Berichte: 3
Status:  Offline
 Geschrieben: 11 Nov 2014 09:05

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Hallo Acronauten,

zu folgendem Problem benötige ich eine "fachmännische" Aussage:

Ich habe ein Formular, welches eine Dateigröße von ca. 2,4 MB hat. Der Formularinhalt soll von mehreren Personen erarbeitet werden. Die Personen sollen, wenn möglich, gleichzeitig die unterschiedlichen Inhalte (viel Text) erarbeiten können.

Ansatz 1:
Das Formular wird per E-Mail an den Empfängerkreis versendet. Der jeweilige Empfänger erarbeitet lokal den ihm zugeordneten Inhalt und sendet die Daten zurück. Das Zurücksenden der Daten erfolgt z.B. über eine Schaltfläche, wobei die Daten z.B. im XML-Format zurückgesendet werden sollen, um die Datenmenge zu minimieren (automatischer Betreff, Verteilerkreis etc. sei an dieser Stelle erstmal nicht relevant - es steht auch genügend im Forum). Bislang habe ich nur geschafft, dass der komplette Formularinhalt als XML-Datei zurückgesendet wird. Wenn ich die unterschiedlichen XML-Dateien in dasselbe PDF-Formular importiere, werden mit jedem Import sämtliche Datenfelder überschrieben. Daher meine Frage: besteht die Möglichkeit einzelne Datenfelder mit einer Schaltfläche zum Senden im XML-Format zu verknüpfen und können die "Teilmengen" im XML-Format in dasselbe PDF-Formular importiert werden, ohne sich gegenseitig zu überschreiben?

Ansatz 2:
Das PDF-Formular wird im Laufwerk abgelegt und der Link zum PDF-Formular auf dem Laufwerk wird per E-Mailprogramm an den Empfängerkreis verteilt. Dies hat aus Prozesssicht einige Nachteile, denn a) die Personen können nicht zeitgleich den Inhalt erarbeiten und b) man bekommt für die PDF-Datei keine Fehlermeldung, dass die Datei durch einen anderen Nutzer gesperrt ist. Die Empfänger erstellen beim Speichern somit ggf. neue Dateien des PDF-Formulars. Besteht die Möglichkeit, dass über ein Skript die Verwendung des PDF-Formulars durch einen anderen Nutzer angezeigt wird (analog zu Excel, Word, etc.)?

Ich bin für jeden Vorschlag, Ansatz oder jede Lösung sehr dankbar. Ich hoffe auf eure Unterstützung.

PS: Ich verwende LCD ES4 für die Formularerstellung.

Gruß
Lars

radzmar
Member


Eintragen seit: 25 Okt 2011
Herkunft: Schwerin, Deutschland
Berichte: 889
Status:  Offline
 Geschrieben: 11 Nov 2014 10:35

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Hallo Lars,

zu Ansatz 1) Dieser Workflow existiert so zwar noch nicht, wäre realisierbar — ist nur eben aufwendig!
Wie würde das gehen? Man ermittelt den Namen des gegenwärtigen Benutzers (z.B. über eine Dropdown-Liste) und filtert entsprechend die zu sendenden XML-Daten vor dem Versenden heraus. Das Filtern würde per XLST-Stylesheet oder evtl. XML-Manifest erfolgen.
Auf Empfängerseite kann man eine Importfunktion einsetzen, die die bestehenden Daten nicht generell ersetzt, sondern mit den neuen Daten auffüllt.
Ich kann dir jetzt aber kein Beispiel liefern, da es viele Stunden dauern wird, diese Lösung zu programmieren.

zu Ansatz 2) Dass das diverse Nachteile hat, hast Du gut erkannt. Einen Hinweis, dass ein PDF schon in Benutzung ist — so wie bei MS Office — wirst Du nicht hinbekommen, dafür müsstest Du beim Öffnen immer irgendeine Information im den Verzeichnis hinterlegen können, um auf die Verwendung hinzuweisen. Mir ist keine Methode bekannt, mit der man so etwas mit Acrobat/Reader umsetzen könnte.

Elle
Member
 

Eintragen seit: 29 Okt 2014
Herkunft:  
Berichte: 3
Status:  Offline
 Geschrieben: 11 Nov 2014 16:26

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Hallo radzmar,

besten Dank für die schnelle Rückmeldung! Da Ansatz 1 recht aufwendig scheint, würde ich gern noch in Erfahrung bringen, ob du ein derartiges Formular für praktikabel hältst? Würde die aufwendige Programmierung das Formular fehleranfälliger oder gar instabiler machen? Würde sich die Dateigröße des PDF-Formulars auffällig durch die zusätzliche Programmierung verändern?

Ich frage, weil ich mich in deinen Lösungsansatz vollständig einarbeiten bzw. einlesen müsste, da ich nicht wirklich Programmierungsfähigkeiten besitze. Wie viel Zeit würdest du als versierter Programmierer dafür einplanen?

Gruß
Lars

radzmar
Member


Eintragen seit: 25 Okt 2011
Herkunft: Schwerin, Deutschland
Berichte: 889
Status:  Offline
 Geschrieben: 11 Nov 2014 18:06

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Hallo Lars,

warum sollte das Formular fehleranfällig oder instabil werden? Wenn die Programmierung sauber ist, sind keine Probleme zu erwarten.
Dafür gibt es zum Glück Helfer wie JSLint.
Wie lange das Entwickeln deines Workflows dauert kann momentan nicht abschätzen. Dafür müsste ich erstmal wissen, wie dein Formular aufgebaut ist, und ob alle Teilnehme Acrobat einsetzen oder evtl. auch nur den Reader.
Wenn Du selbst noch nicht programmiert hast, plane schon mal ein paar Wochen ein, denn Du brauchst hierfür zumindest Kenntnisse in JavaScript, XML und XSLT.
Allein deshalb ist das schon kein Pappenstiel.

Apropos, dass dein Formular schon jetzt 2,4 MB schwer ist, kann eigentlich nur bedeuten, dass Du unnötig viele Schriften und/oder zu große Bilder eingebettet hast.
Ein gut gemachtes Formular braucht maximal 250 - 500 KB. Und superschlanke nur eine Handvoll KB.
Man sollte maximal 2 Schriftarten benutzen (1 für Überschriften usw. und 1 für den Text) und sein Formular nach unerwünschten Schriften absuchen, die nur Platz belegen.
Bilder sollten der Größe der Bildfelder entsprechend aufgelöst sein, heißt 118 Pixel je cm (= 300dpi) und 8Bit Farbtiefe reichen völlig.

Elle
Member
 

Eintragen seit: 29 Okt 2014
Herkunft:  
Berichte: 3
Status:  Offline
 Geschrieben: 11 Nov 2014 22:16

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Hallo radzmar,

es ist ein Firmenlogo auf zwei Masterseiten eingefügt (das Bild ist eingebettet, die JPEG-Bilddatei hat 61,7kB). Das Formular ist dynamisch und bestimmte Felder können sich automatisch erweitern. Wenn kein Feld erweitert wird, dann hat das Dokument 11 Seiten.

Mit Schriftarten meinst du auch unterschiedliche Größen und Formatierungen (Fett, Kursiv,...) vom gleichen Schrifttyp?

Die Empfänger des Formulars haben meistens nur den Adobe Reader.


 Uhrzeit 15:12





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